Buitenlandse bestuurders in een Turkse vennootschap: vertegenwoordigingsbevoegdheid, werk- en verblijfsvergunning

In het kort

• Nationaliteit en woonplaats vormen geen beletsel voor bestuur. Het Turkse Wetboek van Koophandel (Wet nr. 6102, "TWK") eist niet meer dat bestuurders of leden van de raad van bestuur Turks staatsburger zijn of in Turkije wonen. De oude woonplaatsregels zijn in 2012 opgeheven (Wet nr. 6335).
• Er zijn twee afzonderlijke vragen. De eerste is vennootschapsrechtelijk: wie mag de vennootschap binden en hoe wordt dit in het register vastgelegd. De tweede is migratierechtelijk: of iemand die daadwerkelijk in Turkije werkt een werkvergunning nodig heeft. Het bekleden van een functie beantwoordt de tweede vraag niet.
• De tekenbevoegdheid wordt geregistreerd. Wie alleen of gezamenlijk mag tekenen, wordt ingeschreven in het handelsregister (ticaret sicili) en bekendgemaakt. De handtekening van elke tekenbevoegde wordt, voor zover beschikbaar, elektronisch overgenomen uit openbare databanken; is dat niet mogelijk, dan wordt volgens de registerprocedure een handtekeningverklaring (imza beyannamesi) ingediend. In het buitenland kan de verklaring worden bekrachtigd door een Turks consulaat of via de apostille-route.
• Werkvergunningen volgen het werk, niet de titel. Wet nr. 6735 inzake de internationale arbeidskrachten en het bijbehorende uitvoeringsbesluit bevatten de regels. Voor een buitenlandse vennoot-bestuurder zijn het kapitaal van de vennootschap, het aandelenbezit en het aantal Turkse werknemers van belang. Een vergunning geldt, zolang zij geldig is, ook als verblijfsvergunning.

Wie leidt een Turkse vennootschap?

De twee meest voorkomende vennootschapsvormen worden op verschillende wijze bestuurd.

• Besloten vennootschap (limited şirket, Ltd.): een of meer bestuurders (müdür), art. 623 e.v. TWK. Ten minste één vennoot moet beheers- en vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben (art. 623, lid 1). Als de enige vennoot een buitenlandse moedermaatschappij is, wordt de moedermaatschappij zelf als bestuurder ingeschreven, handelend via een met naam genoemde natuurlijke persoon.
• Naamloze vennootschap (anonim şirket, A.Ş.): een raad van bestuur (yönetim kurulu) van een of meer leden, art. 359 e.v. TWK. Ten minste één lid van de raad van bestuur moet vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben (art. 370, lid 2).

In de statuten (şirket sözleşmesi bij een Ltd., esas sözleşme bij een A.Ş.) wordt bepaald hoeveel bestuurders of leden van de raad van bestuur er zijn en hoe zij besluiten nemen.

Kan een buitenlander die in het buitenland woont bestuurder of lid van de raad van bestuur zijn?

Ja. Het TWK bevat voor beide functies geen vereiste van Turkse nationaliteit of Turkse woonplaats. Art. 628 TWK, dat over de woonplaats van bestuurders ging, is als opgeheven aangemerkt (Wet nr. 6335, 26 juni 2012), evenals de voormalige zinnen over woonplaats in art. 359.

Het handelsregister (voor vennootschappen in Antalya de Directie Handelsregister Antalya, Antalya Ticaret Sicili Müdürlüğü) schrijft daarom bestuurders en leden van de raad van bestuur in die in Nederland of België wonen, mits de hieronder beschreven stukken in orde zijn.

Kan een vennootschap lid van de raad van bestuur of bestuurder zijn?

Ja, maar er moet een natuurlijke persoon voor optreden. Bij een A.Ş. wordt één natuurlijke persoon, aangewezen door het rechtspersoon-lid, samen met dat lid ingeschreven en bekendgemaakt, en alleen die persoon woont de vergaderingen bij en stemt (art. 359, lid 2 TWK). Bij een Ltd. wijst een rechtspersoon-bestuurder een natuurlijke persoon aan om de functie te vervullen (art. 623, lid 2). Een Nederlandse of Belgische moedermaatschappij kan dus bestuurder zijn, handelend via een met naam genoemde natuurlijke persoon.

Wie mag voor de vennootschap tekenen en hoe wordt dat vastgelegd?

Hoofdregel. Bij een A.Ş. komt de vertegenwoordiging, tenzij de statuten anders bepalen of de raad van bestuur uit één lid bestaat, toe aan de raad van bestuur en wordt zij uitgeoefend met twee handtekeningen gezamenlijk (çift imza) (art. 370, lid 1). De raad van bestuur kan de vertegenwoordiging opdragen aan een of meer gedelegeerd bestuurders of aan derden die als bestuurder optreden, mits ten minste één lid van de raad van bestuur vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft (art. 370, lid 2). Bij een Ltd. past art. 629, lid 1 de bepalingen voor de A.Ş. naar analogie toe op de reikwijdte en beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurders, de aanwijzing van de tekenbevoegde personen, de vorm van de handtekening en de inschrijving en bekendmaking daarvan. De statuten en het besluit moeten de tekenregeling niettemin uitdrukkelijk vermelden.

Keuzemogelijkheden. De statuten en het besluit van de raad van bestuur kunnen een zelfstandige bevoegdheid (münferit) of een gezamenlijke bevoegdheid (müşterek) vaststellen en de bevoegdheid per vestiging beperken. Beperkingen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid binden derden te goeder trouw niet, behalve ingeschreven beperkingen die de bevoegdheid tot het hoofdkantoor of één vestiging beperken of gezamenlijke ondertekening voorschrijven (art. 371, lid 3).

Interne richtlijn. Het bestuur kan alleen aan leden van de raad van bestuur of aan derden worden opgedragen op grond van een bepaling in de statuten en een interne richtlijn (iç yönerge) die de taken en rapportagelijnen vastlegt (art. 367). De richtlijn is intern. Voor derden telt de geregistreerde tekenbevoegdheid.

Inschrijving. De raad van bestuur dient een notarieel gewaarmerkt afschrift van het besluit, waarin de bevoegde personen en de vorm van de handtekening zijn vermeld, in bij het handelsregister voor inschrijving en bekendmaking (art. 373, lid 1). Overheidsinstanties moeten zich vervolgens baseren op de registergegevens en mogen de vennootschap niet om andere stukken vragen over wie haar mag vertegenwoordigen (art. 373, lid 3). Personen die voor de vennootschap tekenen, doen dat onder de naam van de vennootschap (art. 372).

Wat is een handtekeningverklaring en hoe wordt zij vanuit het buitenland afgelegd?

Volgens art. 40, lid 2 TWK wordt de handtekening van elke persoon die bevoegd is de vennootschap te vertegenwoordigen, elektronisch overgenomen uit de handtekeninggegevens in openbare databanken, indien deze daar aanwezig is. Kan zij zo niet worden verkregen, dan wordt volgens de toepasselijke registerprocedure een handtekeningverklaring (imza beyannamesi) ingediend, bijvoorbeeld ondertekend ten overstaan van een Turkse notaris of ten overstaan van het handelsregisterkantoor.

Voor een ondertekenaar die in het buitenland woont en een verklaring moet indienen, laten de registerregels toe dat deze wordt bekrachtigd door:

• het Turkse consulaat in het betrokken land, of
• de bevoegde autoriteiten van dat land, gevolgd door een apostille (of consulaire legalisatie), met een notarieel bekrachtigde Turkse vertaling.

Nederland en België zijn, net als Turkije, partij bij het Apostilleverdrag van Den Haag.

Stukken van de moedermaatschappij, bijvoorbeeld een uittreksel uit het handelsregister waaruit blijkt wie haar vertegenwoordigt, worden volgens dezelfde regels voor apostille en vertaling behandeld. Dit wordt uitgebreider besproken in Een bedrijf oprichten in Turkije als buitenlandse onderneming: dochtervennootschap, bijkantoor of verbindingskantoor.

Heeft een buitenlandse bestuurder een werkvergunning nodig?

Dat hangt ervan af of de persoon in Turkije werkt. Bestuurder zijn van een Turkse vennootschap is een functie, geen werkvergunning.

Het wettelijk kader is Wet nr. 6735 inzake de internationale arbeidskrachten (2016) en het bijbehorende Uitvoeringsbesluit (zoals gewijzigd, onder meer in 2022). Werkvergunningen worden verleend door het Ministerie van Arbeid en Sociale Zekerheid (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı). In het algemeen geldt:

• Een buitenlander die in Turkije werkt, in loondienst of in een bestuursfunctie, heeft een werkvergunning of een erkende vrijstelling nodig.
• Iemand die alleen vergaderingen van de raad van bestuur bijwoont of vanuit het buitenland tekent, bevindt zich in een andere positie. De vraag is waar en hoe de persoon daadwerkelijk werkt. Een advocaat in Turkije kan een concreet geval beoordelen.
• Het Besluit (art. 48) stelt voor maximaal drie maanden vrij van een werkvergunning: leden van de raad van bestuur van een naamloze vennootschap die niet in Turkije wonen, buitenlandse vennoten van andere vennootschapsvormen die geen bestuurder zijn, en buitenlanders die geen vennoot zijn maar de hoogste vertegenwoordigings- en verbintenisbevoegdheid in een dergelijke vennootschap bezitten. De vrijstelling moet worden aangevraagd en is niet geschikt voor iemand die in Turkije is gevestigd.

### Welke vergunning gebruikt een vennoot-bestuurder?

• Werkgeversgebonden vergunning. De eerste vergunning wordt voor ten hoogste een jaar verleend, met verlengingen van ten hoogste twee en daarna drie jaar (Wet nr. 6735, art. 10).
• Zelfstandige werkvergunning (bağımsız çalışma izni). Een buitenlander die zowel vennoot als bestuurder is, dat wil zeggen vennoot-bestuurder van een besloten vennootschap of vennoot-lid van de raad van bestuur van een naamloze vennootschap, kan een aanvraag indienen zonder aan één werkgever gebonden te zijn (Besluit art. 29, lid 1, onder c). Een bestuurder zonder aandelen gebruikt in plaats daarvan de werkgeversgebonden vergunning. Het Ministerie weegt opleiding, ervaring, economische bijdrage, werkgelegenheidseffect en, bij een vennoot, het kapitaalaandeel.

### Waar kijkt het Ministerie in de vennootschap naar?

Het Ministerie publiceert op zijn website beoordelingscriteria (Çalışma İzni Değerlendirme Kriterleri). Voor een buitenlander die een nieuwe vestiging opent of er vennoot van wordt, bepalen de huidige gepubliceerde criteria het volgende. Zij worden van tijd tot tijd bijgewerkt en moeten daarom vóór elke aanvraag aan de actuele tekst worden getoetst.

Voor een buitenlandse werknemer die geen vennoot is, kan de algemene financiële draagkracht van de vestiging worden aangetoond met de alternatieve maatstaven van een netto-omzet van ten minste TRY 8.000.000 of een export van ten minste USD 150.000 (voor een gevestigde vennootschap met een jaarrekening per einde boekjaar). Deze komen niet in de plaats van de specifieke kapitaal- en aandeelvoorwaarden die voor een buitenlandse vennoot gelden. Tot de algemene criteria voor een bestuurder in loondienst die geen vennoot is, behoren ook vijf Turkse werknemers per buitenlander en een salaris van ten minste een functiegebonden veelvoud van het minimumloon.

De vennootcriteria zijn geschreven voor een buitenlandse natuurlijke persoon. Wanneer een Nederlandse of Belgische moedermaatschappij de dochtervennootschap houdt, is de bestuurder doorgaans een werknemer, zodat de werkgeversgebonden criteria van toepassing zijn. Tot 1 januari 2025 golden lagere overgangsdrempels, die nog op oudere websites te vinden zijn.

### Aanvragen vanuit het buitenland of vanuit Turkije

• Vanuit het buitenland. De buitenlander dient de aanvraag in bij het Turkse consulaat in het land van zijn nationaliteit of wettig verblijf. Bij werkgeversgebonden vergunningen voltooit de werkgever vervolgens de aanvraag online binnen 30 dagen na de visumaanvraag. Na toekenning van de vergunning moet de persoon Turkije binnen zes maanden na de ingangsdatum binnenkomen (Wet nr. 6735, art. 12; Besluit art. 15, 17 en 25).
• Vanuit Turkije. De aanvraag wordt online ingediend, waarbij de werkgever of, bij ontbreken van een werkgever, de buitenlander zelf bevestigt. Een buitenlander in Turkije heeft over het algemeen een verblijfsvergunning nodig die voor ten minste zes maanden is afgegeven en op de datum van aanvraag nog geldig is om vanuit het land een aanvraag te kunnen indienen, tenzij een vermelde uitzondering geldt (Besluit art. 15).

De route hangt af van de situatie van de buitenlander. Sommige stappen kunnen via de werkgever of een advocaat worden afgehandeld, maar consulaire procedures, afspraken of een verzoek van de autoriteit kunnen vereisen dat de buitenlander persoonlijk verschijnt.

Is ook een verblijfsvergunning nodig?

In het algemeen geen afzonderlijke. Zolang een werkvergunning of een vrijstelling van werkvergunning geldig is, vervangt deze de verblijfsvergunning (Wet nr. 6458 inzake vreemdelingen en internationale bescherming, art. 27; Wet nr. 6735; Besluit art. 57). Als de werkvergunning eindigt, eindigt ook het daarop gebaseerde verblijfsrecht. Een andere verblijfsvergunning waarover de persoon beschikt, bijvoorbeeld een verblijfsvergunning voor korte duur, vervalt niet door het einde van de werkvergunning.

Wat is de Turquoise Card?

De Turquoise Card (Turkuaz Kart) is een andere vergunning, verleend in het kader van het nationale arbeidsbeleid aan buitenlanders met kwalificaties, ervaring of een economische bijdrage. Zij wordt eerst afgegeven voor een overgangsperiode van drie jaar, waarna de houder kan verzoeken haar voor onbepaalde tijd te laten gelden (Wet nr. 6735, art. 11). Het is niet de gebruikelijke route voor een bestuurder die door een concern wordt uitgezonden; de actuele criteria moeten op de website van het Ministerie worden gecontroleerd.

Is een bestuurder persoonlijk aansprakelijk voor de publieke schulden van de vennootschap?

Ja, in sommige gevallen, maar de voorwaarden verschillen per soort schuld.

Belastingen en daarmee samenhangende vorderingen. Art. 10 van de Wet inzake belastingprocedures regelt de fiscale verplichtingen van wettelijke vertegenwoordigers. Als niet-nakoming van die verplichtingen ertoe leidt dat belastingen en samenhangende vorderingen geheel of gedeeltelijk niet op de vennootschap kunnen worden verhaald, kunnen de vertegenwoordigers die hun verplichtingen niet zijn nagekomen worden aangesproken. Hun taken, bevoegdheden en de betrokken periode moeten afzonderlijk worden beoordeeld.

Socialezekerheidsvorderingen. Volgens art. 88 van Wet nr. 5510 kunnen, wanneer premies en andere vorderingen van de socialezekerheidsinstelling zonder gerechtvaardigde reden niet tijdig worden betaald, hogere leidinggevenden of functionarissen, waaronder leden van de raad van bestuur, en wettelijke vertegenwoordigers naast de werkgever hoofdelijk aansprakelijk zijn. Deze bijzondere bepaling vereist geen voorafgaande vergeefse invordering bij de vennootschap; de aansprakelijkheid is ook niet beperkt tot tekenbevoegden.

Andere publieke vorderingen. Behoudens bijzondere bepalingen regelt art. 35 bis van Wet nr. 6183 de aansprakelijkheid van wettelijke vertegenwoordigers voor publieke vorderingen die geheel of gedeeltelijk niet op de vennootschap kunnen worden verhaald of kennelijk onverhaalbaar zijn. Dit geldt ook voor vertegenwoordigers in Turkije van buitenlandse personen en entiteiten. Vereffening neemt de aansprakelijkheid voor eerdere perioden niet automatisch weg.

Voor publieke schulden mag daarom niet steeds dezelfde invorderingsvolgorde of dezelfde aansprakelijkheidsvoorwaarde worden aangenomen. Een buitenlandse bestuurder doet er goed aan de schulden regelmatig met de accountant te volgen en persoonlijk aansprakelijkheidsrisico en rechtsmiddelen tegen een betalingsbevel juridisch te laten onderzoeken.