Intra-concernovereenkomsten en doorgifte van persoonsgegevens naar het buitenland bij Turkse dochtervennootschappen

In het kort

• Een schriftelijke, ondertekende overeenkomst is wat de belastingdienst, banken en rechters verwachten te zien, ook al zijn de meeste overeenkomsten in elke vorm geldig. Is de moedermaatschappij enig aandeelhouder van de Turkse dochtervennootschap, dan is de schriftelijke vorm een geldigheidsvereiste (behalve voor dagelijkse, onbeduidende en gebruikelijke handelingen).
• Vreemde valuta: voor bepaalde overeenkomsten tussen ingezetenen van Turkije gelden beperkingen op prijsstelling in vreemde valuta (Besluit nr. 32). Een overeenkomst tussen de Turkse dochtervennootschap en haar Nederlandse of Belgische moedermaatschappij is geen overeenkomst tussen twee ingezetenen; een overeenkomst tussen twee Turkse entiteiten van dezelfde groep wel, en daarvoor kunnen specifieke uitzonderingen gelden.
• Het Turks Wetboek van Koophandel verplicht een moedermaatschappij om een verlies dat zij aan haar dochter veroorzaakt binnen hetzelfde boekjaar te vergoeden.
• Persoonsgegevens: het verzenden van persoonsgegevens uit Turkije naar de moedermaatschappij van de groep is een "doorgifte naar het buitenland" in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (KVKK, Wet nr. 6698). Sinds 1 juni 2024 moet een ondertekende standaardovereenkomst binnen vijf werkdagen worden gemeld aan de Turkse autoriteit.
• Belasting: verrekenprijzen en onderkapitalisatie zijn fiscale grenzen; een Turkse accountant en belastingadviseur (mali müşavir) moet prijzen en leningsvoorwaarden beoordelen.

Welke intra-concernovereenkomsten heeft een Turkse dochtervennootschap meestal nodig?

Voor de verwante vraag welke verplichtingen de vennootschap elk jaar heeft, zie Een buitenlands bedrijf in Turkije runnen.

Moet een intra-concernovereenkomst schriftelijk worden aangegaan?

In de regel laat het Turkse Wetboek van Verbintenissen (Wet nr. 6098) de vorm van een overeenkomst aan de partijen over. Slechts enkele overeenkomsten, zoals borgtocht of de verkoop van grond, vereisen een voorgeschreven vorm.

In de praktijk is een schriftelijke overeenkomst die vóór de aanvang van de uitvoering is ondertekend van belang voor het bewijs (de accountant, de belastinginspecteur, de bank en de rechter zullen erom vragen) en voor de bevoegdheid (een advocaat in Turkije kan nagaan of de ondertekenaar de vennootschap kan binden, aan de hand van de handtekeningencirculaire, imza sirküleri, en de gegevens van het handelsregister (ticaret sicili)). Informele afspraken zijn achteraf moeilijk te verdedigen.

Bij vennootschappen met één aandeelhouder is de schriftelijke vorm een geldigheidsvereiste. Is de moedermaatschappij enig aandeelhouder van de Turkse dochtervennootschap, dan moeten overeenkomsten tussen beiden schriftelijk worden aangegaan, behalve voor dagelijkse, onbeduidende en gebruikelijke handelingen. Hier is de schriftelijke vorm vereist voor de geldigheid van de overeenkomst (Turks Wetboek van Koophandel art. 371 lid 6 voor een naamloze vennootschap met één aandeelhouder; art. 629 lid 2 voor een besloten vennootschap (limited şirket) met één aandeelhouder). De wet omschrijft de uitgezonderde handelingen als "dagelijkse, onbeduidende en volgens de marktomstandigheden gebruikelijke handelingen".

Mogen intra-concernovereenkomsten in euro's worden geprijsd?

Besluit nr. 32 inzake de bescherming van de waarde van de Turkse munt is in september 2018 gewijzigd. Sindsdien gelden er beperkingen op het overeenkomen van prijzen in vreemde valuta, of gekoppeld aan vreemde valuta, in bepaalde overeenkomsten tussen ingezetenen van Turkije. De beperking geldt niet voor elke overeenkomst; zij hangt af van het type overeenkomst en van de uitzonderingen. Het Ministerie van Schatkist en Financiën stelt de uitzonderingen vast in een uitvoeringscommuniqué (Communiqué nr. 2008-32/34). Art. 8 lid 9 van het Communiqué staat bijvoorbeeld prijsstelling in vreemde valuta toe bij de verkoop van roerende zaken, met uitzondering van voertuigen.

Wat dit voor een groep betekent:

• De dochtervennootschap is een Turkse ingezetene. Een dienstverlenings- of leningovereenkomst met haar Nederlandse of Belgische moedermaatschappij is een overeenkomst met een niet-ingezetene, zodat de beperking niet op dezelfde wijze geldt.
• Een overeenkomst tussen de dochtervennootschap en een andere Turkse groepsmaatschappij is een overeenkomst tussen ingezetenen. Afhankelijk van het type overeenkomst kan een prijs in euro's ongeldig zijn, tenzij een uitzondering van toepassing is.
• Art. 8 lid 19 van het Communiqué bevat een bijzondere uitzondering: prijsstelling in vreemde valuta is toegestaan in arbeids- en dienstverleningsovereenkomsten waarbij de werkgever of afnemer van de diensten een Turkse vennootschap is waarin buitenlandse personen direct of indirect ten minste 50% van de aandelen of de zeggenschap houden. Deze uitzondering kan ook van toepassing zijn op een dienstverleningsovereenkomst tussen een onder buitenlandse zeggenschap staande Turkse dochtervennootschap en een andere Turkse vennootschap van dezelfde groep, maar de voorwaarden moeten in het concrete geval worden getoetst.
• De uitzonderingen veranderen van tijd tot tijd; controleer ze dus vóór de ondertekening.

Wat zegt het Turks Wetboek van Koophandel over moeder en dochter?

Het Turks Wetboek van Koophandel (Wet nr. 6102, art. 195 en volgende) regelt concerns van vennootschappen. De kernregel staat in art. 202. Een heersende vennootschap (hâkim şirket) mag haar zeggenschap niet gebruiken om haar dochter verlies te berokkenen. Daaronder valt ook het dwingen van de dochter tot overdrachten van bedrijf, vermogensbestanddelen, personeel, vorderingen of schulden, of tot maatregelen die haar winst verminderen of verplaatsen.

Als verlies is veroorzaakt, moet het binnen hetzelfde boekjaar worden vergoed, of moet de dochter vóór het einde van dat jaar een vordering van gelijke waarde worden toegekend, met vermelding van de wijze en het tijdstip van vergoeding. Gebeurt dat niet, dan kan elke aandeelhouder van de dochter schadevergoeding vorderen van de moedermaatschappij en van de betrokken bestuursleden.

Houdt de heersende vennootschap direct of indirect alle aandelen en stemrechten van de dochter (volledige zeggenschap), dan geldt op grond van de art. 203 tot en met 206 een ander regime. De raad van bestuur (yönetim kurulu) van de heersende vennootschap mag dan instructies geven over de richting en het beheer van de dochter, mits die voortvloeien uit het omschreven en concrete beleid van de groep, ook als zij verlies kunnen veroorzaken, en de organen van de dochter moeten die volgen (art. 203). Deze bevoegdheid kent grenzen: er mag geen instructie worden gegeven die kennelijk het betalingsvermogen van de dochter te boven gaat, haar voortbestaan in gevaar kan brengen of kan leiden tot verlies van belangrijke vermogensbestanddelen (art. 204). De bescherming van schuldeisers blijft bestaan: wordt een uit een instructie voortvloeiend verlies niet in hetzelfde boekjaar vergoed, of wordt geen vordering van gelijke waarde toegekend, dan kunnen schuldeisers die schade lijden de heersende vennootschap en de verantwoordelijke bestuursleden aansprakelijk stellen (art. 206). De bestuursleden en bestuurders van de dochter zelf zijn jegens de vennootschap of haar aandeelhouders niet aansprakelijk voor het opvolgen van zulke instructies (art. 205).

In een volle dochter is er geen minderheidsaandeelhouder, zodat de vraag naar vergoeding een andere vorm aanneemt; maar de wettelijke grenzen aan instructies en de bescherming van schuldeisers (art. 206) blijven bestaan, en een latere koper zal eerdere intra-concerntransacties onderzoeken. Intra-concernprijzen en -vergoedingen moeten daarom beredeneerd en gedocumenteerd zijn. De fiscale grenzen daarvan (verrekenprijzen, verkapt kapitaal) zijn een zaak voor een Turkse accountant en belastingadviseur of een fiscaal adviseur.

Wanneer is de doorgifte van persoonsgegevens aan de moedermaatschappij een "doorgifte naar het buitenland"?

De Turkse Wet bescherming persoonsgegevens (Wet nr. 6698, KVKK) is van toepassing op persoonsgegevens van werknemers, klanten en contactpersonen die in Turkije worden verwerkt. Het verzenden van die gegevens naar een moedermaatschappij in een ander land, of het geven van toegang tot die gegevens aan een groepssysteem in het buitenland, is een doorgifte naar het buitenland in de zin van art. 9.

Art. 9 is vervangen bij Wet nr. 7499, met ingang van 1 juni 2024. De Verordening inzake de procedures en beginselen van doorgifte naar het buitenland volgde in de Turkse Staatscourant (Resmî Gazete) van 10 juli 2024. In grote lijnen is de volgorde van de mogelijkheden als volgt:

1. Adequaatheidsbesluit (yeterlilik kararı). De Raad voor de bescherming van persoonsgegevens kan een land, een sector of een internationale organisatie adequaat verklaren. De doorgifte vereist dan alleen een rechtmatige grondslag op grond van art. 5 of 6. 2. Passende waarborgen (uygun güvenceler). Zonder adequaatheidsbesluit kan een doorgifte berusten op een rechtmatige grondslag, doeltreffende rechten en rechtsmiddelen voor de betrokkene in het land van bestemming, en een van deze waarborgen: - een standaardovereenkomst (standart sözleşme) op basis van de teksten van de Raad; - bindende bedrijfsvoorschriften (bağlayıcı şirket kuralları) voor een groep die gezamenlijk economische activiteiten uitoefent, goedgekeurd door de Raad; - een schriftelijke verbintenis (taahhütname) met adequate bescherming, met toestemming van de Raad; - een overeenkomst tussen overheidsorganen, met toestemming van de Raad. 3. Incidentele doorgiften (arızi aktarım). Alleen als de eerste twee mogelijkheden niet beschikbaar zijn, en alleen als de doorgifte incidenteel is en een van de opgesomde uitzonderingen van toepassing is, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming nadat de betrokkene over de risico's is geïnformeerd, of noodzaak voor een overeenkomst met de betrokkene.

Een groep die gegevens routinematig deelt, kan zich niet op mogelijkheid 3 beroepen; de standaardovereenkomst is de gebruikelijke route.

Meldingstermijn. Een ondertekende standaardovereenkomst moet binnen vijf werkdagen na ondertekening bij de Autoriteit (Kurum) worden gemeld (art. 9 lid 5). De Autoriteit heeft op 25 oktober 2024 een online Meldmodule Standaardovereenkomsten geopend. Een nieuwe melding is nodig als de partijen of de inhoud wijzigen of de overeenkomst eindigt. Het niet melden kan leiden tot een administratieve boete. De Turkse tekst van de standaardovereenkomsten is bepalend.

Dezelfde waarborgen moeten worden aangehouden bij verdere doorgiften door de moedermaatschappij.

Moet de Turkse dochtervennootschap zich bij VERBİS registreren?

VERBİS is het Register van verwerkingsverantwoordelijken (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi). Verwerkingsverantwoordelijken moeten zich registreren, tenzij zij zijn vrijgesteld. Volgens Raadsbesluit 2018/87, zoals gewijzigd, is een verwerkingsverantwoordelijke wier hoofdactiviteit niet de verwerking van bijzondere categorieën van gegevens is, vrijgesteld indien hij minder dan 50 werknemers heeft en een jaarlijks balanstotaal van minder dan TRY 100 miljoen. Ondernemingen die een balansboekhouding voeren, moeten aan beide criteria voldoen. Een verwerkingsverantwoordelijke wier hoofdactiviteit de verwerking van bijzondere categorieën van gegevens is, is alleen vrijgesteld als hij per jaar minder dan 10 werknemers heeft en een jaarlijks balanstotaal van minder dan TRY 10 miljoen.

Een vrijstelling doet de overige verplichtingen niet vervallen (privacyverklaringen, beveiligingsmaatregelen, de bovenstaande doorgiftregels). De drempels zijn in 2023 en 2025 gewijzigd; raadpleeg bij een beslissing dus de website van de Autoriteit. Een groep met een groter Turks personeelsbestand, zoals een hotel of een fabriek in Antalya, zit eerder boven die drempels.

Hoe verhoudt dit zich tot de AVG?

De Turkse wet is gemodelleerd naar het Europese gegevensbeschermingsrecht, maar is niet identiek. Gegevens die vanuit de EU naar de Turkse dochtervennootschap worden verzonden, vallen onder de doorgiftregels van de AVG; gegevens die vanuit Turkije naar de moedermaatschappij worden verzonden, vallen onder art. 9 van de KVKK. Beide kunnen op dezelfde groep van toepassing zijn. Voor een verwante bespreking, zie IE, grensoverschrijdende gegevensdoorgifte en contractuele structuur bij AI- en SaaS-ondernemingen. De functionaris voor gegevensbescherming of de juridisch adviseur van de groep in het thuisland moet de EU-kant behandelen.